Dirección del Departamento Escolar y de Archivo de la UANL

Los objetivos de calidad del DEyA están enfocados a diferentes áreas como lo son Servicio, Procesos y Sistemas como se muestran a continuación:1 Pretender la satisfacción del cliente en un 95% (Enfoque a Servicio). 2 Preservar la captura de imagen al 90% de los documentos, concentrados en el archivo (Enfoque a Procesos). 3 Realizar el 90% de las Solicitudes de Inscripción demandadas en las fechas establecidas en el calendario académico – administrativo aprobado por el H. Consejo Universitario. (Enfoque a Procesos). 4 Satisfacer el 90% de la demanda de trámites de documentos escolares solicitados por los clientes que cumplan con los requerimientos establecidos para la realización de dichos trámites. (Enfoque a Procesos). 5 Mantener la certificación del sistema de gestión de calidad en apego irrestricto a la norma ISO9001:2008.

Acrónimo
: DEyA
Tipo de dependencia
Dirección
Pertenece a
Secretaría General
Sede
Departamento Escolar y de Archivo de la UANL
Dirección
Primer piso, ala sur, Torre de Rectoría, Ciudad Universitaria, C.P. 66451, San Nicolás de los Garza, Nuevo León, México
Campus
Campus Ciudad Universitaria
Teléfono
(0181) 8329-4000 extensiones 5161 y 5169
Fax
(0181) 8329-4052

Funciones

  • Cumplir con la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
  • Verificar la implementación de los procedimientos generales establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
  • Asegurar la buena comunicación entre todo el personal del DEyA para garantizar el servicio efectivo en los tramites escolares.
  • Mantener junto con el comité de calidad el estricto apego a la Política de Calidad, Visión, Misión y Valores Organizacionales del Departamento de Escolar y de Archivo.
  • Asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, en una mejora continua de los servicios que ofrece el DEyA.
  • Supervisar y coordinar los procesos relacionados con los clientes (internos y externos).
  • Asegurar la actualización y control de los documentos propios del DEyA.
  • Dar seguimiento a las quejas de los clientes.
  • Examinar mediante revisiones periódicas la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad del DEyA.
  • Nombrar un representante para asegurar la implementación y mantenimiento de la Sistema de Gestión de Calidad.
  • Cumplir con las disposiciones emanadas del H. Consejo Universitario, Rectoría y la Secretaría General.
  • Planear y coordinar reuniones de trabajo con las diferentes entidades administrativas de la Universidad que intervienen en los procesos de inscripción tales como: Centro de Evaluaciones, Tesorería General, Auditoría General, Dirección General de Informática, Departamento de Becas, entre otros.
  • Acudir a las comparecencias que instruya la Secretaría General ante las diversas comisiones del H. Consejo Universitario.
  • Presentar estadística de la conformación de la matricula escolar de la Universidad a las autoridades superiores que lo soliciten.
  • Presentar informe anual de las actividades administrativas de Rectoría.
  • Asistir a eventos en los que se requiera la participación de la Universidad y que atañen al DEyA.
  • Comparecer, asistido por la Oficina el Abogado General a la instancia judicial que requiera conocer la autenticidad de documentos escolares emitidos por la Universidad.
  • Planear y coordinar las reuniones semestrales con los responsables de administración escolar de las Escuelas y Facultades, en la que se realiza la orientación otorgándoles información actualizada de trámites y servicios del DEyA.
  • Contribuir con la Rectoría en el fortalecimiento del Programa de Desarrollo Institucional a través de la planeación estratégica de proyectos.
  • Resguardar la confidencialidad de los archivos personales de los estudiantes que están en poder del Departamento Escolar y de Archivo, salvo petición por escrito de instancias judiciales.
  • Mantener un adecuado clima laboral, que motive un buen desempeño del personal del DEyA.

Misión

 Otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria, en los niveles Medio Superior y Superior, manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que, al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario.

Visión

Convertirnos en actores de la competencia internacional, con la convicción de establecer como medio la innovación con la que lograremos el desarrollo de los procesos de la administración escolar, introduciendo indicadores internacionales que induzcan a la satisfacción de nuestros usuarios.

 

                                              Áreas Dependientes

Subdirección General
Funciones:
I. Firmar circulares que notifiquen información de interés en beneficio del departamento.
II. Tomar decisiones en los procesos que involucren satisfacción del cliente.
III. Cumplir lo establecido en los reglamentos generales que tiene inferencia el DEyA, contemplados en la Ley Orgánica y Estatuto General de la U.A.N.L.
IV. Solicitar las acciones correctivas y preventivas a los responsables de los procesos.
V. Mantener buena comunicación con el personal del DEyA.
VI. Proponer áreas de oportunidad de mejora a los procesos bajo su supervisión.
VII. Dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento en la Política de Calidad, Misión y Visión.
VIII. Actuar en correspondencia a los valores institucionales del Departamento Escolar y de Archivo de la U.A.N.L.
IX. Llenar los Registros de Calidad correspondientes.
X. Firmar en los documentos que permitan la validación del proceso.
XI. Resolver las no conformidades presentadas y establecer las medidas preventivas con los responsables de área para evitar su ocurrencia.
XII. Notificar al personal adscrito al DEyA cualquier instrucción, modificación a los procesos establecidos por acuerdo de la Dirección.
XIII. Turnar las situaciones que se presentan ajenas a la norma, a las instancias académicas correspondientes; por instrucciones de la Dirección.
XIV. Supervisar los registros de puntualidad y asistencia del personal administrativo y entrevistarse con aquellos que se desvían de estos valores.
XV. Autorizar las prestaciones a que tengan derecho los empleados asignados al Departamento. (Permisos económicos, vacaciones por quinquenio y permisos especiales).
XVI. Representar al DEyA, en aquellos eventos donde así lo disponga el Director.
XVII. Preparar la calendarización de común acuerdo con los Jefes de División del DEyA de todos aquellos procesos donde se involucre la participación de esta entidad administrativa.
XVIII. Coadyuvar a la Dirección en las juntas de trabajo que convoca la Secretaría General a todos los Secretarios de Servicios Escolares de cada Dependencia.
XIX. Entrevistar al personal de nuevo ingreso y desarrollar una plática inductiva para involucrarlo en la Política de Calidad y de Servicio.
XX. Cumplir las disposiciones administrativas emanadas de la Dirección del DEyA.

Subdirección de Acreditación e Informática Escolar
Funciones:
I. Colaborar en la planeación y ejecución de proyectos en el DEyA, que conduzcan al cumplimiento de las funciones de atención a su comunidad.
II. Mantener buena comunicación con todo el personal del DEyA, así como participar en trabajo de equipo, proponiendo áreas de oportunidad de mejora del proceso que desempeñe.
III. Cumplir las Leyes, Reglamentos y Lineamientos Generales de la U.A.N.L., además de la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
IV. Dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento a la Política de Calidad, Misión y Visión.
V. Actuar en correspondencia a los Valores Institucionales del DEyA de la U.A.N.L.
VI. Asegurar la colaboración del personal administrativo y apoyarlo en el desarrollo de sus actividades.
VII. Proporcionar el adiestramiento que requiere el personal del DEyA para realizar el trabajo de manera eficiente.
VIII. Supervisar la operación de las Divisiones a su cargo.
IX. Promover la participación, desarrollo y comunicación entre el equipo de trabajo de las Divisiones a su cargo.
X. Supervisar la asistencia y puntualidad del personal y desarrollar en ellos el sentido de responsabilidad.
XI. Supervisar el cuidado, mantenimiento y buen uso de las instalaciones y recursos materiales.
XII. Asesorar, revisar y respaldar la edición de los materiales para apoyo de las actividades propias del DEyA.
XIII. Vigilar sistemáticamente el trabajo dentro del DEyA.
XIV. Comunicar las inasistencias del personal a la autoridad superior inmediata.
XV. Informar al Director de manera periódica, el estado que guardan los servicios que ofrece el DEyA.
XVI. Recibir y revisar la documentación ordenada por la superioridad.
XVII. Citar al personal a reuniones cuando se requiera su presencia.
XVIII. Prestar amplia cooperación a las diversas autoridades.
XIX. Atención a estudiantes que soliciten servicios al DEyA.
XX. Requerir información de las Divisiones a su cargo, para elaborar los reportes estadísticos que solicite la Dirección.

Subdirección Administrativa del DEyA ante el SIASE
Funciones:
I. Colaborar en la planeación y ejecución de proyectos en el DEyA, que conduzcan al cumplimiento de las funciones de atención a su comunidad.
II. Mantener buena comunicación con todo el personal del DEyA, así como participar en trabajo de equipo, proponiendo áreas de oportunidad de mejora del proceso que desempeñe.
III. Cumplir las Leyes, Reglamentos y Lineamientos Generales de la U.A.N.L., además de la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
IV. Dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento a la Política de Calidad, Misión y Visión.
V. Actuar en correspondencia a los Valores Institucionales del DEyA.
VI. Asegurar la colaboración del personal administrativo y apoyarlo en el desarrollo de sus actividades.
VII. Proporcionar el adiestramiento que requiere el personal del DEyA para realizar el trabajo de manera eficiente.
VIII. Supervisar el cuidado, mantenimiento y buen uso de las instalaciones y recursos materiales.
IX. Asesorar, revisar y respaldar la edición de los materiales para apoyo de las actividades propias del DEyA.
X. Vigilar sistemáticamente el trabajo dentro del DEyA.
XI. Comunicar las inasistencias del personal a la autoridad superior inmediata.
XII. Informar al Director de manera periódica, el estado que guardan los servicios que ofrece el DEyA.
XIII. Recibir y revisar la documentación ordenada por la superioridad.
XIV. Citar al personal a reuniones cuando se requiera su presencia.
XV. Prestar amplia cooperación a las diversas autoridades.
XVI. Atención a estudiantes que soliciten servicios al DEyA.
XVII. Tomar decisiones en los procesos que involucren satisfacción del cliente.
XVIII. Cumplir lo establecido en los reglamentos generales que tiene inferencia el DEyA, contemplados en la Ley Orgánica y Estatuto General de la U.A.N.L.
XIX. Proponer áreas de oportunidad de mejora a los procesos bajo su supervisión.
XX. Firmar en los documentos que permitan la validación del proceso.
XXI. Notificar al personal adscrito al DEyA cualquier instrucción, modificación a los procesos establecidos por acuerdo de la Dirección.
XXII. Representar al DEyA, en aquellos eventos donde así lo disponga el Director.
XXIII. Coadyuvar a la Dirección en las juntas de trabajo que convoca la Secretaría General a todos los Secretarios de Servicios Escolares de cada dependencia.
XXIV. Cumplir las disposiciones administrativas emanadas de la Dirección del DEyA.

División de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación
Funciones:
I. Mantener buena comunicación con todo el personal del DEyA, así como participar en trabajo de equipo, proponiendo áreas de oportunidad de mejora del proceso que desempeñe.
II. Ser disciplinado cumpliendo con horario de trabajo y compromisos establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo.
III. Respetar y cumplir las Leyes, Reglamentos y Lineamientos Generales de la U.A.N.L., además de la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
IV. Proporcionar servicio y dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento a la Política de Calidad, Misión y Visión, además de actuar en correspondencia a los valores institucionales del DEyA.
V. Llenar los Registros de Calidad establecidos.
VI. Ser competente en base a la educación, formación, habilidades y experiencia adquiridas.
VII. Realizar reportes estadísticos.
VIII. Supervisar y coordinar las tareas que realiza cada persona en esta División.
IX. Tener comunicación constante con las diferentes instancias para corregir y/o aclarar algún problema o duda.
X. Acudir a juntas de trabajo y planeación convocadas por la Dirección y/o Subdirección del DEyA.
XI. Ser consciente de las pertinencias e importancia de las actividades y contribuir al logro de los objetivos de calidad.
XII. Verificar el buen funcionamiento de las ventanillas de recepción de la División.
XIII. Atender todas las dudas del personal, así como atender y resolver en lo posible las necesidades de nuestros usuarios.
XIV. Dar continuamente información, ya sea en persona o vía telefónica a los interesados.
XV. Revisar requisitos de trámites recibidos y firmar documentos elaborados.
XVI. Supervisar el proceso de registro ante la Dirección General de Profesiones, de los programas de estudios, y/o la modificación de los mismos o anteriores previamente aprobados por el H. Consejo Universitario.
XVII. Apoyar en las actividades que convoque la Dirección y Subdirección.
XVIII. Participar en las auditorías internas el Sistema de Gestión de Calidad.

División de Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad
Funciones:
I. Mantener buena comunicación con todo el personal del DEyA, así como participar en trabajo de equipo, proponiendo áreas de oportunidad de mejora del proceso que desempeñe.
II. Ser disciplinado cumpliendo con horario de trabajo y compromisos establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo.
III. Respetar y cumplir las Leyes, Reglamentos y Lineamientos Generales de la U.A.N.L., además de la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
IV. Proporcionar servicio y dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento a la Política de Calidad, Misión y Visión, además de actuar en correspondencia a los valores institucionales del DEyA.
V. Llenar los Registros de Calidad establecidos.
VI. Ser competente en base a la educación, formación, habilidades y experiencia adquiridas, y ser consciente de las pertinencias e importancia de sus actividades y de cómo contribuye al logro de objetivos de calidad.
VII. Supervisión del proceso de digitalización de documentos y archivo.
VIII. Asignar, supervisar y controlar las actividades de los empleados de la división.
IX. Atender las solicitudes de servicio requeridas por las diferentes autoridades que conforman el DEyA.
X. Verificar los reportes de situaciones escolares entregados por parte de las escuelas y facultades de la U.A.N.L.
XI. Dar seguimiento a los reportes sobre fallas del sistema y equipo de cómputo.
XII. Verificar que la atención en ventanillas de la División sea la adecuada.
XIII. Revisar los trámites de copias certificadas de documentos microfilmados y/o digitalizados, autenticación de documentos solicitada por entidades ajenas a la U.A.N.L.
XIV. Elaboración de oficios referentes a los procesos de la División.
XV. Acudir a juntas de trabajo y planeación convocadas por la Dirección y Subdirección del DEyA.
XVI. Atender al personal administrativo de las preparatorias, facultades y escuelas incorporadas, que acuden a solicitar alguna información, revisión o asesoría sobre situaciones escolares y administrativas.

División de Control Académico, Inscripciones y Credencialización
Funciones:
I. Mantener buena comunicación con todo el personal del DEyA, así como participar en trabajo de equipo, proponiendo áreas de oportunidad de mejora del proceso que desempeñe.
II. Ser disciplinado cumpliendo con horario de trabajo y compromisos establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo.
III. Respetar y cumplir las Leyes, Reglamentos y Lineamientos Generales de la U.A.N.L., además de la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
IV. Proporcionar servicio y dar seguimiento a los procedimientos de trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con fundamento a la Política de Calidad, Misión y Visión, además de actuar en correspondencia a los valores institucionales del DEyA.
V. Llenar los Registros de Calidad establecidos.
VI. Ser competente en base a la educación, formación, habilidades y experiencia adquiridas, y ser consciente de las pertinencias e importancia de sus actividades y de cómo contribuye al logro de objetivos de calidad.
VII. Supervisión del proceso de control académico e inscripciones.
VIII. Coordinar las actividades relacionadas con el procedimiento de inscripciones de reingreso, regularizaciones y primer ingreso.
IX. Recibir base de datos electrónica de estudiantes seleccionados de primer ingreso para elaborar la programación de inscripciones.
X. Programar la atención del módulo de revisión de documentos en el proceso de inscripciones.
XI. Supervisar la devolución de documentos (requisitos de inscripción) a estudiantes que realizaron inscripción definitiva de primer ingreso.
XII. Asignar, supervisar y controlar las actividades de los empleados de la División.
XIII. Orientar a las personas que los solicitan, con asuntos relacionados a inscripciones.
XIV. Dar seguimiento a los reportes sobre fallas del sistema y equipo de cómputo.
XV. Verificar que la atención en ventanillas de la División sea la adecuada.
XVI. Participación en la coordinación de las juntas de los servicios escolares de las dependencias.
XVII. Supervisar el proceso de elaboración de credenciales.
XVIII. Participar en la planeación estratégica del departamento, cuando es solicitado por la Dirección.
XIX. Planear y controlar el proceso de inscripciones.
XX. Elaborar desplegados informativos y diseñar de formatos solicitados por la Dirección.
XXI. Dar soporte en dudas del uso de herramientas de cómputo al personal de este Departamento.
XXII. Dar seguimiento a los reportes sobre fallas del sistema y equipo de cómputo.
XXIII. Verificar que la atención en ventanillas de la División sea la adecuada.
XXIV. Verificar que se cumplan los requisitos establecidos para la tramitación, entrega y resello de credencial.
XXV. Participar en la coordinación de las juntas de los responsables de servicios escolares de las dependencias.
XXVI. Planear y controlar el proceso de resello de credenciales.
XXVII. Elaborar oficios referentes a los procesos de esta división.
XXVIII. Elaborar la requisición del formato del holograma semestral de vigencia de la credencial universitaria.
XXIX. Elaborar presentaciones ejecutivas.